Aktualności
Obsługa zgłoszeń w utrzymaniu ruchu - jak zwiększyć efektywność?

Jak zwiększyć efektywność obsługi zgłoszeń w utrzymaniu ruchu?

Obsługa zgłoszeń w utrzymaniu ruchu. Natychmiastowa rejestracja jest absolutną podstawą. Niezarejestrowanie zgłoszenie nie istnieje. W tym przypadku nie ma znaczenia, w jaki sposób przebiega rejestracja zgłoszeń, może być zarówno na papierze, jak i elektroniczna.

System CMMS

Dlaczego rejestracja awarii jest kluczowa?

Analiza i usunięcie awarii jest możliwe dopiero po przekazaniu konkretnej informacji. Celem rejestracji może być skrócenie czasu reakcji, krótszy czas oczekiwania na naprawę, zmniejszenie ilości awarii lub inne działania mające poprawić efektywność oraz wydajność pracy całego zakładu.

Aby maksymalnie usprawnić pracę, warto odrzucać zgłoszenia nieformalne. Dzięki temu proces nie będzie zaburzony, a same zgłoszenia zostaną uznane za utrudniające pracę. Dodatkową zaletą formalnej ścieżki zgłoszeń jest także niepodważalna informacja zabezpieczająca pracownika, który w każdej chwili może udowodnić etap pracy. Dzięki temu można obiektywnie ocenić jakość wykonywanej pracy, a tym samym prawidłową ją doceniać.

Zobacz nasz system: Program do utrzymania ruchu

Standaryzacja środkiem to zwiększonej efektywności

Choć obowiązek rejestracji wszystkich zgłoszeń jest już sam w sobie zaletą i krokiem do poprawy efektywności, warto wprowadzić także standaryzację. Pozwoli ona na łatwe zliczanie wszelkich incydentów oraz skuteczne porównanie poszczególnych zgłoszeń.

Dzięki skutecznej analizie otrzymywanych danych można efektywnie oddzielić istotne problemy od tych pobocznych. Choć można stosować papierową formę rejestracji zgłoszeń, ze względu na skalę staje się to nadmiernie czasochłonne. Elektroniczna rejestracja staje się odpowiedzią na te problemy, znacznie poprawiając efektywność.

Wprowadzając standaryzację rejestracji zgłoszeń, należy dokładnie określić rodzaj i ilość niezbędnych informacji. Konieczne mogą być niektóre szczegóły i konkretne dane oraz objawy. Dopiero dzięki odpowiednio rozbudowanej informacji, możliwe jest odpowiednie zareagowanie. Szczególnie że przebiega ono w dwóch odrębnych etapach. Pierwszym z nich jest moment naprawy, a drugim analiza podobnych zgłoszeń.

Natychmiastowa reakcja i priorytety

Rejestrując zgłoszenie, należy działać możliwie jak najszybciej. Odwlekanie w czasie momentu rejestracji utrudnia podjęcie działań naprawczych, przez co spada efektywność pracy. Powodów niechęci do natychmiastowego zgłaszania jest wiele, lecz najpopularniejsze to:

  • Chęć ominięcia kolejki/systemu
  • Obawa przed zgłoszeniem ze względu na nieznajomość procedur
  • Próba samodzielnej obsługi zgłoszenia
  • Niechęć do zgłaszania jakiejkolwiek informacji

W niektórych sytuacjach, gdy uszkodzenia lub nieprawidłowości są drobne, jest możliwe samodzielne dokonanie naprawy. Niemniej jednak zwlekania z rejestracją poważnej awarii jest ogromnym problemem. Z perspektywy kadry zarządzającej, kluczowe jest wyeliminowanie wszelkich obaw i niechęci, tak aby cały zespół natychmiastowo i poprawnie zgłaszał wszelkie usterki. Poprawi to zarówno efektywność pracy w czasie rzeczywistym, jak i wpłynie na poprawę w przyszłości.

Po otrzymaniu zgłoszenia konieczne jest także nadanie mu priorytetu. Nie powinny być one nadawane przez operatorów, lecz polecane jest, aby decyzje podejmowani kierownicy techniczni. Posiadają oni wiedzę o działaniu całego procesu. Dzięki odpowiednio nadawanym priorytetom najpóźniej zgłoszone awarie mogą zostać natychmiast naprawione, o ile ich rola jest kluczowa.

System CMMS – automatyczne powiadomienia

Dzięki wykorzystywaniu profesjonalnego systemu CMMS można wygodnie i natychmiast powiadomić wszystkie kluczowe osoby. Również zgłoszenia mogą odpowiednio szybko trafiać do osoby rozpatrującej. Powiadomienia mogą przychodzić drogą mailową, za pomocą SMS-a lub bezpośrednio w aplikacji. Dzięki szybkiej reakcji możliwe jest także dopasowanie planu pracy na następne dni, minimalizując spadki efektywności.

Jak zamykać zgłoszenia? Sukcesywnie

Dbając o porządek w obrębie listy zgłoszeń, należy pamiętać o niezwłocznym zamykaniu zgłoszeń po otrzymaniu informacji o zrealizowaniu naprawy. Dzięki sporządzeniu krótkiego raportu można zoptymalizować obsługę zgłoszeń danego rodzaju na przyszłość.

Zobacz również: