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Anrufbearbeitung in der Instandhaltung – wie lässt sich die Effizienz steigern?

Wie lässt sich die Effizienz der Anrufbearbeitung in der Instandhaltung steigern?

Anrufbearbeitung in der Instandhaltung. Eine sofortige Anmeldung ist ein absolutes Muss. Ein nicht registrierter Anruf existiert nicht. In diesem Fall spielt es keine Rolle, wie die Registrierung der Anmeldungen erfolgt, sie kann entweder auf Papier oder elektronisch erfolgen.

Warum ist die Registrierung von Fehlern so wichtig?

Eine Fehleranalyse und -behebung ist nur möglich, wenn spezifische Informationen zur Verfügung gestellt werden. Der Zweck der Aufzeichnung kann darin bestehen, die Reaktionszeiten, die Reparaturzeiten, die Anzahl der Ausfälle oder andere Maßnahmen zur Verbesserung der Effizienz und Produktivität der gesamten Anlage zu verringern.

Um die Arbeit so effizient wie möglich zu gestalten, lohnt es sich, informelle Eingaben abzulehnen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Prozess nicht gestört wird und dass die Einreichungen selbst als Hindernis für die Arbeit erkannt werden. Ein weiterer Vorteil des formalen Meldeweges ist auch die unanfechtbare Information zur Absicherung des Arbeitnehmers, der den Arbeitsschritt jederzeit nachweisen kann. Auf diese Weise kann die Qualität der geleisteten Arbeit objektiv beurteilt und somit richtig bewertet werden.

Standardisierung als Mittel zur Effizienzsteigerung

Die Verpflichtung, alle Berichte aufzuzeichnen, ist zwar an sich schon ein Vorteil und ein Schritt zur Verbesserung der Effizienz, aber es lohnt sich auch, eine Standardisierung einzuführen. Sie ermöglicht eine einfache Zählung aller Vorfälle und einen effektiven Vergleich der einzelnen Berichte.

Durch eine wirksame Analyse der erhaltenen Daten können wichtige Fragen von nebensächlichen Fragen effektiv getrennt werden. Die Aufzeichnung der Anrufe kann zwar in Papierform erfolgen, ist aber aufgrund des Umfangs zu zeitaufwändig. Die elektronische Registrierung ist die Antwort auf diese Probleme und verbessert die Effizienz erheblich.

Bei der Standardisierung der Registrierung von Anmeldungen sollten Art und Umfang der benötigten Informationen sorgfältig festgelegt werden. Einige Details und spezifische Daten und Symptome können erforderlich sein. Nur mit ausreichend entwickelten Informationen kann eine angemessene Reaktion erfolgen. Zumal dies in zwei verschiedenen Phasen geschieht. Der erste ist der Zeitpunkt der Reparatur und der zweite ist die Analyse ähnlicher Berichte.

Unmittelbare Reaktion und Prioritäten

Bei der Registrierung einer Meldung ist es wichtig, so schnell wie möglich zu handeln. Eine Verzögerung des Zeitpunkts der Registrierung erschwert die Durchführung von Korrekturmaßnahmen und mindert somit die Wirksamkeit der Arbeit. Es gibt viele Gründe für das Zögern, sich sofort zu melden, aber die häufigsten sind:

  • Bereitschaft, die Warteschlange/das System zu umgehen
  • Angst vor einer Meldung aufgrund von Unkenntnis der Verfahren
  • Versuchen, den Antrag selbst zu bearbeiten
  • Abneigung, Informationen zu melden

In einigen Fällen, in denen der Schaden oder die Unregelmäßigkeit geringfügig ist, ist es möglich, die Reparatur selbst vorzunehmen. Ein großes Problem ist jedoch das Zögern bei der Registrierung eines größeren Misserfolgs. Aus der Sicht des Managements ist es entscheidend, Ängste und Vorbehalte zu beseitigen, damit das gesamte Team eventuelle Fehler sofort und korrekt meldet. Dies wird sowohl die Effizienz in Echtzeit verbessern als auch zukünftige Verbesserungen vorantreiben.

Sobald ein Antrag eingegangen ist, muss er auch nach Prioritäten geordnet werden. Diese sollten nicht von den Betreibern zugewiesen werden, sondern es wird empfohlen, dass die technischen Leiter diese Entscheidungen treffen. Sie wissen, wie der gesamte Prozess abläuft. Durch eine entsprechende Prioritätensetzung können die zuletzt gemeldeten Fehler sofort behoben werden, wenn sie von entscheidender Bedeutung sind.

CMMS-System – automatische Benachrichtigungen

Durch den Einsatz eines professionellen CMMS können alle wichtigen Personen bequem und sofort benachrichtigt werden. Außerdem können die Benachrichtigungen den Bearbeiter rechtzeitig erreichen. Benachrichtigungen können per E-Mail, SMS oder direkt in der App erfolgen. Dank der schnellen Reaktion ist es auch möglich, den Arbeitsplan für die folgenden Tage anzupassen und so die Effizienzverluste zu minimieren.

Wie schließen wir Bewerbungen ab? Nacheinander

Um die Liste der Anfragen in der richtigen Reihenfolge zu halten, ist es wichtig, dass die Anfragen sofort nach Erhalt der Information, dass die Reparatur abgeschlossen ist, abgeschlossen werden. Durch die Erstellung eines Kurzberichts können Sie die Bearbeitung von Anfragen eines bestimmten Typs für die Zukunft optimieren.

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