Aktualności
Jak przygotować się do wdrożenia systemu CMMS?

Jak przygotować się do wdrożenia systemu CMMS. W czasach ogromnej konkurencji szczególne znaczenie dla sukcesu na rynku, bez względu na branżę, ma szeroko rozumiana wydajność. Pod tą nazwą kryje się nie tylko ograniczenie kosztów funkcjonowania firmy, ale też utrzymanie parku maszynowego w należytym stanie. Stąd na znaczeniu zyskują systemy informatyczne, mające wspierać kadrę kierowniczą w utrzymaniu ruchu, planowaniu przeglądów i planowaniu przestojów. Także w Polsce w ostatnich latach wzrasta popularność rozwiązań, takich jak System CMMS (ang. Computerised Maintenance Management System).

Czasopismo „Inżynieria i Utrzymanie Ruchu” w 2018 roku przeprowadziło badania, dotyczące „Zastosowania w zakładzie systemu CMMS do automatyzacji procesów”. Zgodnie z ankietą, niemal sto procent badanych z grupy, liczącej 200 osób potwierdziło, że kluczową kwestią, jeśli chodzi o skuteczność tychże systemów, jest możliwość zgłaszania informacji przez użytkowników, a także podejmowane działania prewencyjne. Kolejne miejsca zostały zajęte przez możliwość dokonywania analiz, określających niezawodność w działaniu oraz podniesienie poziomu wydajności harmonogramowania i planowania prac prewencyjnych. Niniejszy artykuł przybliży kluczowe kwestie, związane z procesem przygotowywania się do wdrożenia systemów CMMS w życie swojej firmy.

Jak przygotować się do wdrożenia systemu CMMS?

Analiza potrzeb przedsiębiorstwa – jakie informacje są niezbędne do wyboru odpowiedniego systemu CMMS?

Wybór rodzaju systemy CMMS powinien zostać ściśle uzależniony od indywidualnych potrzeb oraz wymagań danego przedsiębiorstwa, a także zakresu działań, którego dotyczy jego działalność. Wdrażanie systemów należy rozpocząć od przeprowadzenia wewnętrznego audytu, dokonując wnikliwej analizy sytuacji, w celu ocenienia oferowanych przez nią zalet oraz wad, utrudniających optymalne prosperowanie przedsiębiorstwa.

Drugim krokiem stanie się ustalenie wymagań poprzez zestawienie trudności, z jakimi napotyka się firma podczas codziennej działalności, a także opracowanie strategii rozwojowej na najbliższe miesiące i lata. Ostatnią kwestią będzie przeanalizowanie systemów, oferowanych przez rynek – podczas wyboru, warto odpowiedzieć sobie na kilka kluczowych pytań, na przykład tych, dotyczących funkcjonalności, elastyczności, wydajności mobilności czy też potencjału rozwojowego.

Przygotowanie personelu i organizacji – jak zapewnić efektywne wdrożenie i dostosowanie personelu do pracy z systemem CMMS?

Niemniej kluczową kwestią, zaraz obok wyboru odpowiedniego i kompatybilnego z oczekiwaniami przedsiębiorstwa systemu CMMS, pozostają także działania, mające na celu optymalne przygotowanie zespołu pracowniczego. Przedstawiamy kilka cennych porad, które znacznie usprawnią ten proces i sprawią, że przebiegnie on w sposób prostszy, szybszy oraz skuteczniejszy:

  • Przed wdrożeniem systemu CMMS przeprowadź szkolenia dla pracowników związanych z utrzymaniem ruchu, takich jak operatorzy, technicy i inżynierowie. Szkolenia powinny obejmować zarówno kursy w zakresie korzystania z systemu, jak i zrozumienia celów, jakie ma spełnić.
  • Wybierz odpowiedni zespół ds. wdrożenia, który będzie odpowiedzialny za przeprowadzenie wdrożenia systemu CMMS. Powinien on składać się z przedstawicieli działów utrzymania ruchu, IT, administracji czy produkcji.
  • Przygotuj plan wdrożenia systemu CMMS, który będzie uwzględniał czas, zasoby i cele projektu. Dzięki temu, droga do sukcesu stanie się o wiele łatwiejsza, ale również mniej pracochłonna. Pomoże to także w korzystniejszym zagospodarowaniu środków finansowych.
  • Zapewnij wsparcie techniczne dla personelu w przypadku problemów z CMMS. Osoby te powinny mieć dostęp do pomocy technicznej, która pomoże im rozwiązać wszelkie nieprawidłowości, które pojawiły się w trakcie korzystania z systemów.
  • Monitoruj wykorzystanie systemu CMMS, w taki sposób, aby zapewnić jego najwyższą efektywność. W tym celu należy regularnie analizować dane generowane przez system i wykorzystywać je do podejmowania decyzji dotyczących jego ulepszania oraz doskonalenia w przyszłości.

Najważniejsze funkcje systemu CMMS

Rolą systemu CMMS jest automatyzacja większości funkcji logistycznych, za które w firmach bez tego systemu odpowiadają pracownicy lub (i) kadra zarządzająca. Jak pokazuje praktyka, Computerised Maintenance Management System znacznie wyprzedza wcześniejsze rozwiązania związane z konserwacją parku maszynowego i tym samym odpowiedzialne za utrzymanie ruchu. W zależności od zainstalowanych modułów i potrzeb standardowe funkcje CMMS mogą obejmować między innymi:

  1. ustalanie pierwszeństwa zadań (priorytetów);
  2. przechowywanie w chmurze lub na dyskach całej dokumentacji związanej z procesami produkcji oraz maszynami i urządzeniami;
  3. generowanie raportów w czasie teraźniejszym;
  4. generowanie zleceń krótkofalowych i długofalowych o oparciu o czas potrzebny na wykonanie lub standardowy kalendarz;
  5. śledzenie wydatków budżetowych (w tym na remonty i przeglądy);
  6. przechowywanie danych o gwarancjach, przeglądach okresowych etc.;
  7. kontrola stanu części zamiennych z możliwością automatycznego zamawiania wedle przyszłych potrzeb.

Poza oszczędnością czasu i kapitału do oczywistych zalet związanych z funkcjonowaniem systemu CMMS należą: zmniejszenie ryzyka awarii i usterek, zmniejszy odsetek wypadków podczas pracy, zminimalizowanie dokumentacji papierowej czy zwiększona kontrola kierownictwa nad pracą (wydajnością) załogi. Nie bez znaczenia jest zmniejszenie ryzyka awarii, mogących negatywnie oddziaływać na środowisko naturalne.

Przygotowanie systemu CMMS

Znając korzyści wynikające z systemu CMMS, kolejnym krokiem związanym z jego wdrożeniem, jest przygotowanie. Pod tą nazwą kryją się nie tylko procedury i stosowne oprogramowanie, ale także zmiany związane z ogólnym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Można rzec, że najistotniejsze będzie przekonanie kadry zarządzającej i pracowników o korzyściach, nawet jeżeli zmienią one sposób zarządzania w firmie (tzw. kulturę organizacji).

Krok numer jeden to przekonanie niedowiarków, że w nowoczesnym przedsiębiorstwie warto zmniejszyć udział (w domyśle do zera) dokumentacji papierowej. Odejście od drukowanych zleceń to nie tylko mniej zużytego papieru, ale też brak konieczności utrzymywania w działach produkcji i planowania klasycznych drukarek (z czasem w firmie mogą zostać tylko drukarki do etykiet).

Cele wdrożenia systemu CMMS

Drugim etapem wdrażania systemu CMMS jest ścisłe określenie celów zarówno długofalowych, jak również w najbliższej perspektywie. Pośród głównych na uwagę zasługują: niższe koszty utrzymania maszyn i urządzeń, mniejszy procent produktów wadliwych i wymagających poprawy, zwiększona efektywność produkcji czy standaryzacja prac łączących się z utrzymaniem ruchu. Informatyzacja dzięki CMMS jest narzędziem ułatwiającym kierownictwu kontrolę nad pracownikami, widzianą jako szczegółowe określenie kompetencji na danym stanowisku.

Przekonanie o sensowności zmian i wprowadzanie ich

Zwłaszcza pracownicy z dłuższym stażem boją się nowinek technologicznych. Łączy się to z obawami o mniejszym wpływie na proces produkcji oraz obawą o redukcję etatów. Dlatego też na etapie wdrażania systemu CMMS warto konsultować wszelkie zmiany z załogą, poważnie biorąc pod uwagę podawane sugestie. Doświadczeni pracownicy dzięki swej wiedzy mogą sprawić, że nowoczesne technologie będą jeszcze lepiej dopasowanie do ich miejsca pracy. Godną uwagi praktyką jest przypisywanie zadań konkretnym osobom, co zmniejszy chaos i zarazem będzie łączyć się ze zwiększoną odpowiedzialnością za powierzane cele.

Wsparcie fachowców

Finalny etap wdrażania CMMS należy zlecić doświadczonym specjalistom. Mając wgląd na sugestie załogi i znając specyfikę branży oraz park maszynowy, są oni w stanie opracować system zgodny z konkretną firmą czy działem. Fachowców najwyższej klasy można znaleźć także w Polsce – pracują dla firmy Eurotronic, która od przeszło ćwierćwiecza znana jest jako solidny partner krajowych i zagranicznych przedsiębiorstw.

Testowanie i optymalizacja – jak wdrożyć system CMMS w sposób skuteczny i zminimalizować ryzyko niepowodzenia?

Wdrożenie systemu zarządzania utrzymaniem ruchu (CMMS) może przyczynić się do znaczącej poprawy efektywności w przedsiębiorstwie. Jednakże, aby zminimalizować ryzyko niepowodzenia i zapewnić skuteczne wdrożenie, istotne jest przeprowadzenie odpowiedniego procesu testowania, a także optymalizacji.

Po wyborze odpowiedniego systemu, kluczowym etapem jest przeprowadzenie testów systemu, w celu upewnienia się, że spełnia on oczekiwania przedsiębiorstwa. Testy powinny obejmować różne scenariusze, takie jak procesy utrzymania ruchu, planowanie i monitorowanie przeglądów, raportowanie awarii, zarządzanie zapasami i zamówieniami, a także integrację z innymi systemami przedsiębiorstwa.

Kolejnym istotnym etapem jest optymalizacja systemu CMMS. W czasie procesu optymalizacji, należy dokładnie przeanalizować wyniki testów i wprowadzić odpowiednie poprawki. Istotne jest, aby system był dostosowany do specyfiki działalności przedsiębiorstwa i potrzeb użytkowników. W tym celu, należy przeprowadzić szkolenia dla użytkowników systemu, aby upewnić się, że potrafią oni wykorzystać wszystkie funkcjonalności i w pełni wykorzystać potencjał systemu.

Szukasz sprawdzonych systemów CMMS o niezawodnym działaniu? W takim razie, zachęcamy do zapoznania się z ofertą naszej firmy. System CMMS

Zobacz również:

Jak przygotować się do wdrożenia systemu CMMS?

Wybór rodzaju systemy CMMS powinien zostać ściśle uzależniony od indywidualnych potrzeb oraz wymagań danego przedsiębiorstwa, a także zakresu działań, którego dotyczy jego działalność. Wdrażanie systemów należy rozpocząć od przeprowadzenia wewnętrznego audytu, dokonując wnikliwej analizy sytuacji, w celu ocenienia oferowanych przez nią zalet oraz wad, utrudniających optymalne prosperowanie przedsiębiorstwa.