Zarządzanie zasobami jest teraz znacznie łatwiejsze niż kiedyś dzięki dostępnej technologii. Jednocześnie nadal nie jest właściwie rozpoznawany przez kierownictwo organizacji. W wielu przypadkach utożsamiane są wyłącznie z zapasami środków trwałych czy amortyzacją finansową przedsiębiorstwa. Co gorsza, często traktowane są oddzielnie. Jest to tym bardziej zaskakujące, że przepisy prawne w tym zakresie dotyczą m.in. przestępstw określanych jako niegospodarność czy nadużycie zaufania. Z czym wiążę się umiejętne gospodarowanie majątkiem firmy i dlaczego wciąż ma niski priorytet w organizacji? Na te pytania postaramy się udzielić odpowiedzi w naszym artykule.
Czym dokładnie jest zarządzanie aktywami przedsiębiorstwa?
Najprościej rzecz mówiąc jest to zarządzanie cyklem życia aktywów materialnych organizacji. Obejmuje to przede wszystkim projektowanie, budowę, uruchomienie, eksploatację, konserwację i likwidację lub wymianę instalacji, sprzętu i innych obiektów całej naszej firmy.
Zobacz nasz system: Zarządzanie Majątkiem Trwałym
Biznes odnosi się do obszaru aktywów z różnych zakładów, lokalizacji i potencjalnych funkcji biznesowych, takich jak finanse, zasoby ludzkie czy płace. Nowoczesne firmy muszą odpowiednio zarządzać różnorodnymi zasobami. Zasobami mogą być zarówno środki trwałe, takie jak budynki, zakłady produkcyjne, maszyny oraz mienie ruchome, takie jak samochody, statki, sprzęt przenośny itp. Zarządzanie cyklem życia kosztownych zasobów wymaga odpowiedniego planowania, harmonogramowania i wykonywania zadań. W nowoczesnym przedsiębiorstwie do tego oddelegowane są całe oprogramowania. System EAM (z angielskiego Enterprise Asset Management) to system służący do zarządzania majątkiem firmy, dzięki czemu możemy kontrolować wszystkie koszty związane z utrzymaniem firmy. Celem takiego systemu jest optymalizacja kosztów utrzymania, remontów i eksploatacji całej infrastruktury technologicznej przedsiębiorstwa. Posiadanie systemu do zarządzania majątkiem trwałym zwiększa efektywność zasobów. Nasuwa się więc pytanie: „Dlaczego zarządzanie majątkiem ma wciąż niski priorytet w organizacji?”.
Czy nieuważny składnik organizacji przynosi korzyści?
Na początku warto zdać sobie sprawę, że użytkownicy inaczej postrzegają aktywa, w innym stopniu osoby, które nimi zarządzają, a jeszcze inaczej osoby, które zapewniają ich finansowanie i kondycję finansową firmy. Na przykład, istnieją drogie aktywa, które nie są w pełni wykorzystywane i mogą stanowić źródło utrzymania (np. drogi sprzęt badawczy będący własnością uczelni może być oferowany za opłatą). W zależności od sposobu użytkowania, każdy składnik aktywów stanowi korzyść lub obciążenie dla jego właściciela. Jeśli jest obsługiwany, najprawdopodobniej tworzy wartość dla organizacji, a jeśli nie jest używany, może wiązać się z kosztami — przynajmniej w zakresie przechowywania i ochrony. Elementy te, zarówno z punktu widzenia ich działania, jak i z punktu widzenia szeroko rozumianych wymogów bezpieczeństwa: ewentualnych pożarów, kradzieży czy wandalizmu, wymagają metodycznej obsługi. Nie ma znaczenia, czy składniki są materialne czy też nie.
W ekonomii istnieje wiele wskaźników, które służą do oceny wyników firmy. Są to elementy, które analizują ogólne dane finansowe przedsiębiorstwa, ale także pieniądze związane z zakupem i utrzymaniem aktywów. Te metryki są ważne dla ocen makro i długoterminowych. Pozwalają na podejmowanie strategicznych decyzji, ale – co ważne – mogą nie odpowiadać po prostu na pytanie, co robić na poziomie środków trwałych oraz krótko- i średnioterminowych działań operacyjnych związanych ze środkami trwałymi i aktywami. Skoro pojawia się tu tyle pytań, dlaczego menedżerowie nie znają odpowiedzi? Po prostu nie mają prawidłowych danych! Menedżerowie nie mają tych danych, ponieważ cała organizacja w ogóle ich nie zbiera lub leż są w takiej formie, która sprawia, że przygotowanie raportów na podstawie tych danych zajmuje zbyt dużo czasu pracownikom z pierwszej linii, którzy również kierują bieżącymi procesami.
Jakie jest więc rozwiązanie?
Odpowiednie procesy i rozwiązania informatyczne w nowoczesnych przedsiębiorstwach oparte są m.in. o systemy typu EAM (Enterprise Asset Management), we współpracy z systemami finansowymi ERP czy systemami utrzymania ruchu CMMS. Przykładem takiego systemu jest System EAM firmy Eurotronic, który potrafi budować odpowiednie modele procesów i dostarczać różnorodne dane potrzebne do efektywnego zarządzania majątkiem. Przekłada się to na komfort pracy dla tych pracowników, którzy na co dzień mają do czynienia z majątkiem. Z kolei to ma duże znaczenie przy poprawie wyników finansowych całej organizacji czy firmy. Rozwiązanie, którym niewątpliwie jest właśnie system EAM zawiera wiele zaawansowanych funkcji m.in. do elastycznego planowania konserwacji czy pełnego zarządzania cyklem życia parku maszynowego.
Zobacz również: