Aktualności Technologie
Jak zwiększyć efektywność obsługi zgłoszeń w utrzymaniu ruchu?

Jak zwiększyć efektywność obsługi zgłoszeń w utrzymaniu ruchu?

Bardzo często jesteśmy przekonani, że zgłoszenie nieprawidłowej pracy maszyn lub przestoju jest prostym i niewymagającym zadaniem. Co ciekawe wiele przedsiębiorstw działa nieprawidłowo już od pierwszego momentu. Popełniane błędy niestety stają się negatywną wizytówką firmy. Dodatkowo wpływają one na utrzymanie ruchu, same wyniki i jednocześnie skutecznie obniżają przyszłe zyski. Jak zatem zwiększyć efektywność obsługi zgłoszeń w utrzymaniu ruchu? Odpowiedź umieszczamy w tym artykule. Zdecydowanie warto poświęcić 2 minut na lekturę!

Pamiętaj o rejestracji zgłoszeń!

To zupełna podstawa. Trzeba bezwzględnie pamiętać, że zgłoszenie, które nie zostało zarejestrowane w formie fizycznej po prostu nie istnieje. Projektując zasady utrzymania ruchu pracy maszyn koniecznie należy zadbać o ten aspekt. Jasne procesy, które wskażą, czy zgłoszenia mają być przyjmowane w formie elektronicznej czy na papierze będą pomocne dla dalszej analizy. Z całą pewnością należy wyeliminować sytuacje, w których jakiekolwiek problemy zgłaszane są ustnie. Dodatkowo forma pisemna zdecydowanie pomaga zrozumieć istotę problemu, ponieważ wszystkie najważniejsze informacje zebrane są w jednym miejscu.

Warto także pamiętać, że taki początek procedury ma bezpośredni wpływ na dopracowanie procesów utrzymania ruchu pracy maszyn. Finalnie to właśnie ten etap, który prowadzony jest z odpowiednią dokładnością pozwala na bardziej skuteczne projektowanie nowych rozwiązań. Zachowanie formy pisemnej pomaga także na skrócenie czasu reakcji oraz szybsze naprawy. To także element, który pozwala na monitorowanie i rozliczanie pracy pracowników w sprawiedliwy i niebudzący wątpliwości sposób.

Zadbaj o standaryzację

Wprowadzenie zasady, która jasno wskazuje konieczność zgłoszeń pisemnych to jedynie początek. Utrzymanie ruchu pracy maszyn jest zdecydowanie bardziej skomplikowane. Kolejnym krokiem będzie zadbanie o standaryzację wszystkich zgłoszeń. Powinna ona polegać na jasnym wskazaniu zestawu informacji, które będą niezbędne do przyjęcia polecenia wykonania konkretnej czynności. Takie zgłoszenie powinno uwzględniać elementy takie jak: opis awarii, czas wystąpienia usterki czy inne charakterystyczne objawy.

Dzięki jasnym zasadom dotyczących zgłoszeń można z najwyższą dokładnością określić liczbę incydentów, ich częstotliwość, a także w bardzo skuteczny sposób porównywać i analizować tak zebrane informacje. Jednocześnie w łatwy sposób można wyłapać jakiekolwiek głębsze problemy, na których warto się skupić. To nie tylko pomocne narzędzie dla mechaników, ale także dla tych, którzy usprawniają procesy utrzymania ruchu pracy maszyn.

Reaguj od razu i wskaż priorytety

Wszelkie zgłaszanie usterek powinno odbywać się natychmiastowo. To opóźnia wszystkie kolejne kroki i zdecydowanie wydłuża czas bezczynności maszyn. Oczywiście niewielkie awarie, które nie wymagają interwencji specjalisty można naprawić samodzielnie. Warto jednak pamiętać, że jakiekolwiek zwlekanie ze zgłoszeniem problemu jest niedopuszczalne. Bardzo często pracownicy myślą, że mogą załatwić coś po koleżeńsku lub na własną rękę. Najlepiej zwrócić uwagę na to, że jedynie formalna droga jest najbardziej skuteczna.

Kolejnym elementem będzie opieka nad nadawaniem priorytetów. To wyeliminuje jakiekolwiek wątpliwości związane z niepewnością pracowników. Ustalenie kolejności rozwiązywania zgłoszeń powinno być koordynowane przez osoby, które znają funkcjonowanie całego procesu. Tylko w taki sposób można najlepiej określić kolejność prowadzenia prac. Najlepiej wszystkie zgłoszenia podzielić na pilne i na te mniej istotne.

Automatyczne powiadomienia – system CMMS

Dokonując zgłoszeń trzeba naturalnie powiadomić przeznaczone do tego osoby. W związku z tym warto zainwestować w profesjonalny system CMMS. Dzięki takiemu rozwiązaniu wszystkie informacje o usterkach będą dostarczane na bieżąco. Dodatkowo powiadomienia SMS, mailowe czy takie w aplikacji mobilnej wpływają na przyspieszenie reakcji specjalistów. To natomiast pozwala na optymalne zaplanowanie pracy podczas każdego dnia roboczego.

Sukcesywne zamykanie zgłoszeń

Zadbaj o to, by każde zrealizowane zgłoszenie zostało zamknięte. Służy to utrzymaniu porządku. Bardzo często jest tak, że 80 – 90% złożonych zapytań jest już nieaktualna. Właśnie dlatego dbanie o ten element jest niezwykle ważne. Dodatkowo tak uporządkowana wiedza jest cennym źródłem informacji, które również można wykorzystać przy usprawnianiu kolejnych procesów.

Mamy nadzieję, że ten artykuł udowodnił, że proces rejestracji usterek jest niezwykle ważnym elementem związanym z utrzymaniem ruchu pracy maszyn. Nie jest to niezbędny wymysł, który wymusza wykonywanie dodatkowej „papierkowej roboty”. To realne narzędzie, które odpowiednio wykorzystane wpływa na efektywność pracy, a finalnie na zyski przedsiębiorstwa. Właśnie dlatego warto zadbać o ten aspekt i przekonać się o pozytywnych skutkach samodzielnie.

Zobacz również: Systemy CMMS | System do utrzymania ruchu | System CMMS | Program do utrzymania ruchu | Facility Management | CMMS

Przeczytaj: