W środowiskach przemysłowych bezpieczeństwo pracy opiera się na jasno określonych zasadach i procedurach. Dotyczy to w szczególności prac wykonywanych w warunkach podwyższonego ryzyka, gdzie na jednym obiekcie działają różne zespoły, firmy zewnętrzne i służby techniczne. Brak kontroli nad zakresem prac, uprawnieniami osób i aktualnością dokumentów szybko prowadzi do sytuacji niebezpiecznych oraz problemów organizacyjnych.
W takich warunkach warto zastosować moduł Permit to Work od Eurotronic.
Czym jest Permit to Work
Permit to Work w systemach CMMS to sformalizowany proces zarządzania pracami o podwyższonym ryzyku, w którym pozwolenie na wykonanie zadania jest powiązane z konkretnym zleceniem, obiektem technicznym i osobami odpowiedzialnymi za jego realizację.
Stosuje się go w zakładach przemysłowych wszędzie tam, gdzie prace techniczne wymagają:
- wcześniejszej oceny zagrożeń,
- weryfikacji uprawnień,
- kontroli warunków bezpieczeństwa przed rozpoczęciem działań.
Moduł Permit to Work oferowany przez Eurotronic przenosi ten proces do systemu informatycznego i łączy go bezpośrednio z systemami CMMS oraz EAM. Dzięki temu pozwolenia na pracę są powiązane z rzeczywistymi zleceniami, obiektami technicznymi i harmonogramami prac.
Rola cyfrowych pozwoleń na pracę w organizacji
W wielu zakładach procedury pozwoleń nadal funkcjonują w formie papierowej. Utrudnia to dostęp do aktualnych informacji, wydłuża proces zatwierdzania i komplikuje archiwizację dokumentów. W praktyce oznacza to ograniczoną kontrolę nad statusem prac oraz trudności w odtworzeniu przebiegu zdarzeń podczas audytów lub kontroli.
Cyfrowy moduł Permit to Work pozwala uporządkować ten obszar. Wszystkie informacje dotyczące prac, zagrożeń, wymaganych zabezpieczeń i decyzji zatwierdzających znajdują się w jednym systemie. Osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo oraz utrzymanie ruchu mają stały wgląd w to, jakie prace są realizowane, na jakim etapie się znajdują i czy spełniają wymagania formalne.
Nasz system zezwoleń na pracę Permit to Work:
- określa prace do wykonania jak i potrzebny sprzęt, którego należy użyć,
- określa środki ostrożności, jakie należy podjąć podczas wykonywania zadań,
- wyraża zgodę na rozpoczęcie pracy,
- zapewnia kontrolę, aby upewnić się, że zostały spełnione wszystkie względy bezpieczeństwa – takie jak certyfikaty, ważność zezwoleń oraz zgodność z procedurami i politykami,
- zapewnia mechanizm sprawdzający, czy wszystkie prace zostały ukończone zadowalająco.
W systemie są definiowany takie parametry jak zakres prac, wymagany sprzęt i konieczne środki ochrony. Kontrolowana jest również ważność uprawnień, certyfikatów i zezwoleń. Każdy etap procesu jest rejestrowany. Dzięki temu bez problemu przeprowadzisz później analizę i audyt.
Jak działa moduł Permit to Work?
Nasze systemy pozwoleń na pracę posiada następujące funkcjonalności, które pomagają w zarządzaniu powyższym procesem.
Oto niektóre z nich:
1. Automatyzacja procesów. Nasze systemy pozwoleń na pracę pozwalają na automatyzację wielu rutynowych działań takich jak:
- automatyczne generowanie wniosków o pozwolenie na pracę,
- przygotowanie szablonów pozwoleń dla najczęściej przygotowywanych typów pozwoleń – tutaj można utworzyć pozwolenie na pracę od zera lub na podstawie istniejącego pozwolenia,
- powiadomienia o zbliżających się terminach ważności pozwoleń,
- elektroniczne zatwierdzanie i przetwarzanie wniosków dzięki czemu użytkownicy mogą minimalizować papierowy obieg dokumentów.
2. Integracja z innymi systemami. System pozwoleń na pracę może być zintegrowany z innymi narzędziami w firmie jak np.:
- systemem AMI(Advanced Metering Infrastructure),
- DMS(Documents management System),
- naszymi systemami EAM oraz CMMS które m.in. dają dostęp do takich informacji jak rejestry pracowników, struktury obiektów technicznych, rejestr awarii lub wykonywanych aktualnie prac.
3. Śledzenie statusu wniosków. Pracownicy i kadra zarządzająca mogą śledzić status swoich wniosków w czasie rzeczywistym.
4. Generowanie wydruków dla przygotowanych pozwoleń.
5. Przechowywanie dokumentów. System może przechowywać zeskanowane kopie dokumentów związanych z pozwoleniami na pracę, takie jak umowy, zaświadczenia, generowane wnioski pozwoleń na pracę itp.
6. Raportowanie i analiza. Generowanie raportów na temat wydanych pozwoleń, terminów ważności, liczby wniosków itp.
7. Zarządzanie uprawnieniami. System może kontrolować dostęp do informacji o pozwoleniach na pracę na podstawie ról i uprawnień użytkowników.
8. Powiadomienia i przypomnienia. Automatyczne powiadomienia mailowe oraz KPI informujące o koniecznych akcjach do wykonania przez użytkownika, zbliżających się terminach ważności pozwoleń lub konieczności przedłużenia ich ważności.
9. Dostęp podwykonawców. System umożliwia dostęp zewnętrznych podwykonawców do danych danego pozwolenia na pracę za pośrednictwem zewnętrznej aplikacji przygotowanej dla podwykonawców.
10. Pełne audytowanie wniosku pozwoleń na pracę i wykonanych na nim zmian w czasie przez różnych użytkowników.
11. Dostęp do informacji w zrozumiałym dla użytkownika języku. Cyfryzacja pozwoleń na pracę pozwala na wyeliminowanie problemu znanego z wydruków papierowych który wiąże się z przygotowaniem zezwolenia w jednym języku, co może stanowić barierę przy właściwym zdefiniowaniu zagrożenia przez osobę obcojęzyczną.
Nasze systemy pozwoleń na pracę są dostarczane często w postaci dodatkowego modułu dla naszych systemów CMMS oraz EAM. Dzięki temu stanowią doskonałe uzupełnienie ich funkcjonalności. Użytkownik nie tylko może lepiej zarządzać pracą czy awariami, ale także szybko rejestrować pozwolenia, lepiej je śledzić i usprawniać komunikację pomiędzy różnymi obszarami.
Permit to Work jako część systemów CMMS i EAM
W rozwiązaniach Eurotronic Permit to Work funkcjonuje najczęściej jako moduł uzupełniający systemy CMMS i HxGN EAM. Takie podejście pozwala połączyć planowanie i realizację prac technicznych z kontrolą bezpieczeństwa i zgodnością z procedurami.
Użytkownicy zarządzają zleceniami, awariami i pozwoleniami w jednym środowisku, bez potrzeby powielania danych. Ułatwia to koordynację prac, poprawia przepływ informacji między działami i zwiększa przejrzystość procesów związanych z utrzymaniem ruchu.
Permit to Work w systemach Eurotronic widocznie wspiera więc organizację prac wymagających szczególnych środków bezpieczeństwa. Umożliwia kontrolę nad zakresem prac, uprawnieniami osób i zgodnością z procedurami, jednocześnie integrując się z codziennymi procesami utrzymania ruchu. Dla organizacji oznacza to lepszą kontrolę nad bezpieczeństwem, uporządkowaną dokumentację oraz większą przejrzystość realizowanych prac.
Jeżeli w Twojej organizacji pojawiają się sytuacje, w których trudno jest zachować pełną kontrolę nad pracami niebezpiecznymi, uprawnieniami wykonawców lub obiegiem pozwoleń na pracę, warto przyjrzeć się temu procesowi z perspektywy systemowej. Permit to Work zintegrowany z CMMS lub EAM pozwala uporządkować te obszary i powiązać bezpieczeństwo pracy z codziennym planowaniem utrzymania ruchu. Zespół Eurotronic może pomóc ocenić, w jakim zakresie takie rozwiązanie sprawdzi się w Twoim zakładzie oraz jak dopasować je do istniejących procedur i systemów. Kontakt z doradcą technicznym to pierwszy krok do uporządkowania procesu pozwoleń na pracę w sposób spójny z realiami operacyjnymi.